A otimização de processos internos é um dos maiores desafios de empreendedores que querem se adaptar ao novo modelo do mercado. Mas se o que você, empreendedor, sente falta sobre esse assunto é entender ao certo como fazer essa estratégia funcionar na prática e, sobretudo, compreender como afetará – positivamente – seus clientes, a Easy simplifica para você!
O que é a otimização de processos?
Em resumo, a otimização de processos nada mais é do que uma técnica ou estratégia para tornar determinados procedimentos empresariais mais eficientes e ágeis por meio do uso inteligente de recursos tecnológicos.
Sabemos que todas as atividades empresariais possuem processos e procedimentos dos quais não dá para fugir, visto que o desempenho do negócio depende diretamente deles. Assim sendo, é preciso adotar medidas reais para chegar a resultados palpáveis.
Tudo bem que administrar um negócio não é missão simples e tampouco possui uma receita de bolo para seguir, mas e se você pudesse ter acesso aos melhores ingredientes e ferramentas para moldar esse “doce” da forma que você desejar? É isso que a otimização de processos faz pelo seu negócio: te fornece o que há de melhor no mercado moderno para tornar seu negócio escalável e lucrativo, sem que trabalho realizado por você e pela sua equipe seja repetitivo e contaminado por falhas operacionais.
Como otimizar processos de forma efetiva e segura no meu negócio?
Antes de tudo, é preciso saber o que não está indo bem no seu negócio:
- o que está atrasando a produtividade;
- o que está mantendo a porta de novos clientes em potencial apenas entreaberta para seus produtos e serviços;
- quais processos ainda são arcaicos.
Por mais que doa assumir que seu negócio não está indo tão bem quanto você planejou, que tal replanejá-lo e dar, finalmente, o direcionamento que ele precisa para alavancar no mercado?
Tudo bem, até aí você já imaginava que para colher benefícios é preciso plantar as sementes da melhoria. Quer saber o que mais a Easy tem a oferecer sobre isso? Um passo a passo para que seja viável e possível otimizar processos o quanto antes em sua empresa, independente do segmento em que ela se encontra. Vamos lá?
4 dicas para desburocratizar sua atividade empresarial e otimizar processos
Para realizar a otimização de processos antes você e sua equipe de gerenciamento terão de colocar a mão na massa e apontar formas de padronizar a rotina empresarial. Apenas assim a otimização será mais fácil de ser realizada por todos os setores, e sobretudo, possibilitar que sua empresa possua um fluxo de trabalho e desenvolvimento satisfatório. Faça isso:
1. Identifique o que precisa ser otimizado
Você deve identificar as fases do processo produtivo do seu negócio que limitam o desempenho dele, sejam essas dificuldades no campo burocrático, operacional, de capital humano ou no setor financeiro. Isso é conhecido como gargalo empresarial, e você precisa saber qual é o seu!
A partir dessa compreensão de como o trabalho é desempenhado dentro da empresa, as falhas que afetam a produtividade ficam visíveis. É como se você abrisse os olhos para o que realmente carece de cuidado.
2. Fique de olho no que seus consumidores têm a dizer
Seus clientes ou potenciais clientes têm pontuado como problemáticos os mesmos processos que você percebeu ser seus gargalos empresariais? Outros pontos são destacados?
Pense que tudo o que for otimizado em sua atividade empresarial precisa sim ser bom para você, mas também tem que gerar valor para o seu cliente.
Entenda seu mercado e o que seu segmento de atuação espera de você.
3. Elimine processos repetitivos e arcaicos
A produtividade de uma empresa que trabalha (ou tenta trabalhar) para conquistar o mercado do presente e do futuro não pode contar com processos arcaicos e claramente desnecessários para isso.
Se livrar do que é ultrapassado é uma forma eficiente de focar na otimização de processos e, também, melhorar resultados.
Realmente é necessário ter vários colaboradores que poderiam estar ajudando a empresa a crescer, contando a mão quantos clientes ativos sua empresa tem, conferindo o estoque, tendo que atualizar o financeiro manualmente a cada entrada e saída, ou, ainda, procurando documentos em arquivos físicos inacabáveis?
Hoje em dia existem sistemas de gestão integrados que fazem isso por você, e de uma forma automática com verdadeira redução de possíveis falhas.
4. Automatize atividades manuais
Já demos um spoiler da automação de atividades no tópico acima, mas precisamos que você, empreendedor, entenda que isso irá, sem dúvidas, aumentar a produtividade do seu negócio. O gestor moderno utiliza recursos tecnológicos a seu favor.
Invista em ERP’s (sistemas de gestão integrada), assinatura digital com segurança jurídica, arquivamento na nuvem, documentos digitais e digitalizados, etc. Além de resolverem problemas de distância (como os que ficaram bem perceptíveis no início da pandemia), essas ferramentas ainda lhe fornecem a chance de gerir seu negócio de onde estiver e até da palma de sua mão.
Metodologias interessantes para otimizar processos
Para fazer o levantamento de dados para saber a quantas anda seu negócio, você poderá utilizar essas metologias de análise empresarial:
- matriz 5w2h;
- matriz SIPOC;
- matriz GUT;
- ciclo PDCA;
- OKR;
- KPI.
Benefícios empresariais advindos da otimização de processos
Nós já te contamos nas entrelinhas as vantagens de investir na otimização de processos para facilitar sua gestão empresarial, mas aqui vão elas por extenso:
- produtividade aumentada;
- comunicabilidade interna e externa sem falhas;
- redução substancial de erros e retrabalhos;
- sinergia e integração entre as áreas;
- atuação direta na causa do problema;
- ter tudo documentado;
- agilidade nas tarefas;
- lucratividade!
É preciso dizer, também, que existem benefícios para a pessoa física que consome diretamente os produtos e serviços oferecidos pela sua atividade empresarial, como também outros negócios que adquirem seus produtos ou serviços de modo a melhorar o desempenho deles mesmo frente aos clientes e clientes em potencial.
Eles perceberam que a empresa com que eles estão lidando está descomplicada, e que fornece o que há de melhor. Para sua reputação mercadológica, isso é ótimo!
Como a Easy se destaca quando o assunto é otimização de processos?
Nós da Easy TS adotamos a ideia de que um procedimento precisa ser eficiente para os dois lados: tanto o cliente, como nós. Por isso, trabalhamos com integrações entre os sistemas de orçamentos e requisições de pedido para que nossos profissionais, os tradutores juramentados, interpretes, tradutores técnicos e acadêmicos, possam se dedicar em especializar-se cada vez mais em suas funções e fornecer aos nossos clientes traduções com segurança jurídica e de qualidade indiscutível.
Ou você vai nos dizer que confia mais em uma empresa que desperdiça talentos para contar clientes a mão? Nossos tradutores, por meio da otimização de processos internos da empresa, são capazes de manter seu aprendizado sempre em dia e fazer entregas rápidas e boas. E aí, vamos simplificar os processos do seu negócio também?
